Anitadesifitriana's Blog

23 Februari 2010

Perbedaan Konsep Dokumentasi dan Kearsipan

Konsep merupakan pengertian yang merujuk pada sesuatu hal, masalah, benda, butir (item). Konsep merupakan satu kesatuan dengan manusia, karena berpikir merupakan kodrat manusia. Maka tidaklah salah bila seorang filsuf Perancis bernama Descartes berkata,” I think, therefore I am” artinya saya berpikir, karena itu saya ada.
A. Konsep dokumentasi
Konsep dokumentasi merupakan ramuan dasar pembentukan Ilmu Dokumentasi (selanjutnya disebut dokumentasi), sehingga konsep dokumentasi dapat dipahami melalui definisi dokumentasi.
a. Definisi dokumentasi di Eropa
Istilah dokumentasi sudah dikenal abad 16 di Inggris. Hal itu terbukti dengan adanya berbagai tulisan yang menyebutkan istilah documentation atau dokumentasi dalam Bahasa Indonesia.
Menurut Institut International Bibliografi (1895), yang dipelopori oleh Henri la Fontaine dan Paul Otlet, dokumentasi ialah pengawasan dan pencatatan terhadap semua buku yang terbit dari semua negara sepanjang masa. Sehingga dapat pula dikatakan dokumentasi adalah pengawasan terhadap bibliografi di mana saja dan sepanjang masa.
Dokumentasi menurut literatur dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Dokumentasi terbatas pada bidang kepustakawanan
Kepustakawanan adalah penerapan Ilmu Perpustakaan terhadap kegiatan perpustakaan seperti pengadaan dokumen, pengolahan, penyebaran serta perluasan jasa perpustakaan. Perpustakaan ialah gedung tempat menyimpan dokumen tercetak dan tidak tercetak, diatur menurut sistem tertentu untuk digunakan pemustaka.
Jadi, bila definisi dokumentasi terbatas pada bidang kepustakawanan, maka dikelompokkan menjadi tiga kelompok, yaitu:
a. Definisi supraposisi
Definisi supraposisi disebut pula definisi menyeluruh atau posisi atas. Definisi berdasarkan supraposisi menganggap bahwa dokumentasi termasuk dalam perpustakaan, namun maknanya lebih luas daripada perpustakaan. Dokumentasi memiliki makna yaitu segala materi yang memuat informasi. Bila digambarkan secara sederhana maka terlihat sebagai berikut:

Tokoh dokumentasi yang menganut paham ini adalah Paul Otlet (seorang pengacara Belgia yang ikut serta mendirikan organisasi dokumentasi bernama Federation International Documentation) dan Jesse Shera (pernah menjabat Dekan Sekolah Perpustakaan Case Western Reserve University di Cleveland, Ohio, AS). Otlet mengatakan bahwa dokumentasi ialah pengumpulan, penyusunan, dan penyaluran setiap jenis dokumen dalam setiap bidang kegiatan manusia. Sedangkan menurut Shera, dokumentasi merupakan organisasi bibliografi, yaitu penyaluran bahan grafis, untuk semua tingkat pemakaian sedemikian rupa agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin aktifitas social pengalaman manusia terekam.
b. Definisi paralel
Definisi paralel disebut juga definisi juxtaposisi artinya dokumentasi dan perpustakaan menduduki tempat yang sejajar atau paralel. Yang termasuk kelompok ini antara lain ilmuwan Pietsch dan Fill, Komisi Dokumentasi Ikatan Pustakawan Belanda.
Pietsch mengatakan pustakawan mengolah sedangkan dokumentalis mengeksploitasi koleksi. Fill mengatakan perpustakaan berkaitan dengan administrasi dokumen sedangkan dokumentasi berkaitan dengan eksploitasi dokumen. Pendapat lain juga tidak terlalu jauh dari pendapat di atas; umumnya mereka menggunakan pendekatan khusus terhadap dokumen. Misalnya, pengolahan buku adalah tugas perpustakaan sedangkan pengolahan artikel majalah merupakan tugas dokumentasi. Ada pula yang mengatakan dokumen ilmu-ilmu sosial serta kemanusiaan merupakan wewenang perpustakaan sedangkan dokumen ilmu pengetahuan dan teknologi menjadi wewenang dokumentasi.

c. Definisi infraposisi

Definisi infraposisi seringkali disebut definisi subordinasi, maka peranan dokumentasi di sini lebih kecil dan posisinya berada di bawah perpustakaan. Yang termasuk kelompok ini adalah Kunze dan Bjorkbom. Kunze berpendapat dokumentasi merupakan perluasan dari fungsi kepustakawanan. Sedangkan Bjorkbom mengatakan dokumentasi bukanlah sesuatu yang baru. Dia menolak penggunaan istilah dokumentasi dan sebagai gantinya ia menggunakan istilah lain, seperti jasa literatur, jasa perpustakaan, tinjauan literatur, jasa abstrak (intisari karangan), dan pemencaran informasi. Bjorkbom memberi definisi dokumentasi sebagai pekerjaan informasi perpustakaan dan bibliografi yang disesuaikan dengan situasi pada perpustakaan khusus.

2. Dokumentasi tidak terbatas pada bidang kepustakawanan
Yang termasuk kelompok ini antara lain ialah Picard dan Scotecci. Keduanya berpendapat dokumentasi merupakan pengumpulan atau kumpulan dokumen dalam subyek tertentu. Pengertian dokumentasi di Amerika selama Perang Dunia II yaitu metode khusus proyek reproduksi serta proses temu kembali informasi.
a. Definisi dokumentasi di Indonesia
Belanda pernah menjajah Indonesia hingga tahun 1942. Penjajahan itu berpengaruh pada berbagai bidang, termasuk pula bidang dokumentasi. Pengaruh ini tampak yaitu adanya definisi dokumentasi umumnya yang dianut Indonesia adalah aliran palalel.
Salah satunya menurut putakawan Gusti Endeng, dokumentasi dalam arti luas atau umum terdapat pada perpustakaan dan arsip, sedangkan dokumentasi dalam arti sempit merupakan pekerjaan yang dilakukan terbatas pada bahan-bahan yang terdapat di perpustakaan dan arsip saja.
b. Dokumentasi dan perpustakaan menurut fungsinya

Walaupun terdapat perbedaan pada hakikatnya perbedaan pada dokumentasi dan perpustakaan terletak pada fungsinya.
c. Disiplin yang berkaitan dengan dokumentasi
Dokumentasi sebagai sebuah kegiatan yang mengarah pada pengembangan sebuah disiplin ilmu tidak dapat lepas dari disiplin ilmu lain. Pemanfaatan dokumentasi dapat dilihat pada DDC dan UDC .

B. Konsep Arsip
Arsip berasal dari kata archeion (bahasa Yunani) dan archivum (bahasa Latin) artinya kantor pemerintah dan kertas yang disimpan di kantor tersebut, yang semula diterapkan pada records atau rekaman pemerintah (arsip).
Konsep arsip sudah dikenal ribuan tahun lalu, semula arsip menjadi satu dengan perpustakaan. Pemisahan antara arsip dengan perpustakaan terjadi sekitar abad 12 ketika muncul negara kota yang mulai aktif dalam kegiatan perdagangan.
Pengertian arsip yang ada di Amerika Utara atau negara Anglo Saxon berbeda dengan pengertian arsip yang digunakan di Indonesia. Di Amerika Utara dibedakan konsep record artinya informasi terekam dengan tidak memandang bentuknya instansi atau perorangan dalam kegiatannya yang berkaitan dengan administrasi, bisnis atau perundang-undangan. Record ini bila telah diserahkan ke badan arsip menjadi archive. Untuk Indonesia pengertian record sama dengan arsip dinamis sedangkan pengertian archives menurut konteks Amerika Utara adalah arsip statis. Gabungan arsip dinamis dan arsip statis dikenal dengan istilah arsip.
Fungsi dan Tugas Arsip
Fungsi arsip ialah:
1. Membantu pengambilan keputusan.
2. Menunjang perencanaan.
3. Mendukung pengawasan.
4. Sebagai alat pembuktian.
5. Memori perusahaan, melestarikan ingatan lembaga/instansi.
6. Efesiensi instansi/lembaga.
7. Menyediakan informasi produk.
8. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
9. Sebagai rujukan historis.
10. Menyediakan informasi personalia, keuangan, dan sejenisnya.
11. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat.
12. Arsip juga digunakan untuk kepentingan politik.
13. Untuk pendidikan.
14. Untuk menyelamatkan diri baik secara fisik maupun rohani.
15. Untuk menelusur silsilah.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, arsip diartikan sebagai dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan, dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. (KBBI/Pusat Pembinaan & Pengembangan Bahasa. Jakarta: Balai Pustaka, 1988)
Pengertian Arsip lainnya menurut Buku Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI ialah :
a. Naskah-naskah yang diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.(Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI/Drs. A. W. Widjaja. Jakarta : Rajawali Press, 1990)
Berdasarkan dua pengertian diatas, Drs. Zulkifli Amsyah, MLS. mengatakan bahwa arsip yang disebutkan diatas dibedakan menurut fungsinya, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis ialah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa inggris disebut record.
Sedangkan arsip statis adalah arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip statis dalam bahasa inggris disebut archieve.

Daftar Pustaka
Sulistyo-Basuki, Prof., DR. 2001. Dasar-Dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka.
Sulistyo-Basuki, Prof., DR.1996. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka.
Fahmy, Bassam. 2009. Pengantar Kearsipan dan Dokumentasi. Diunduh dari http://arsipdandok.blogspot.com/2009/07/pengantar-kearsipan-dan-dokume-ntasi.html.

Tinggalkan sebuah Komentar »

Belum ada komentar.

Umpan RSS untuk komentar-komentar pada tulisan ini. TrackBack URI

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

The Rubric Theme. Blog pada WordPress.com.

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: